시간관리 스킬 당신의 생산성을 크게 향상시키는 20가지  

당신은 보통 시간을 잘 지키는 편인가, 아니면 늦는 편인가? 예정한 시간 내에 일을 끝내는가? 시간 내에 리포트나 업무서류를 제출하는가? 마감 전에 하고자 했던 일을 실제로 성취할 수 있는가? 당신은시간 관리를 잘 하는 사람인가? 

위의 질문에 대한 대답이 “아니오”라면, 당신은 당신이 원하는 만큼 시간을 잘 관리하고 있지 못한 것이다. 여기시간을 더 잘 관리하는데 도움이 될 20가지 팁이 있다.

1. 하루 계획을 짜라.

하루가 펼쳐지기 전에 그 날의 계획을 짜라. 아침에 해도 되고, 전날 밤 자기 전에 하면 더 좋다. 이러한 계획은 그 날 하루가어떻게 전개될지에 대한 개요가 될 것이다. 또한 당신을 방심하지 않게 할 것이다. 최대한 계획대로 하는 것이 그 날 당신이 해야 하는 일의 전부이다.

2. 각각의 일에 제한 시간을 정하라.

X를 아침 10시까지, Y를 오후 3시까지, Z를오후 5시 반까지. 이런 식으로 언제까지 끝내야 하는지를명확히 하라. 이렇게 하면, 일을 질질 끌거나 다른 활동에할당된 시간을 축내지 않을 수 있다.

3.캘린더(일정표)를사용하라.

하루의 활동을 관리하는데 있어서 캘린더를 갖는 것은 기본이다. 아웃룩(outlook)이나 로터스 노츠(lotus notes)의 경우, 캘린더가 메일링 소프트웨어의 일부로 제공된다.

나도 그걸 쓰고 있다. 캘린더를 휴대폰이나 다른 기기와 연동시킬 수있는데, 그렇게 하면 당신이 어떤 곳에 있든지 일정을 볼 수 있다.Cal Calendar, Google Calendar, Jorte Calendar, Business Calendar 등이 추천할 만한캘린더 앱들이다. 

4. 오거나이저(organizer) 앱을 사용하라.

오거나이저 앱들이 삶의 모든 것을 관리하는데 도움이 될 것이다. 정보, 할 일 목록, 프로젝트들, 그리고다른 잡다한 것들을 정리하는데 오거나이저 앱들이 도움이 될 것이다.

Rescue Time, Remember The Milk, FocusBooster, Toggl 같은 앱들이 좋을 것이다. 당신의 필요에 맞는 것을 고르도록하라. **한국에도 시간관리 어플들이 많을 것이다.

5. 마감시한을 인지하라.

언제까지 일을 끝내야 하나? 마감시한을 캘린더나 앱에 명확히 표시해서, 언제까지 끝내야 하는지를 인지하라.

6.“아니오”라고말하는 법을 배워라.

당신이 처리할 수 있는 것 이상을 떠맡지 마라. 당신이 일을 하고있을 때, 당신을 방해할 만한 다른 일이 들어온다면, 단호하게거절하라. 아니면 그 일을 나중으로 미뤄라.

7. 일찍 끝내는 것을 목표로 하라. 

제 시간에 끝내는 걸 목표로 하면, 제 시간에 끝내거나 혹은 늦게끝낼 것이다. 대부분의 경우, 늦게 끝낸다. 하지만 일찍 끝내는 걸 목표로 하면, 대부분의 경우 제 시간 안에끝내게 된다.

약속이 있으면, 더 일찍 가도록 노력해보라. 마감시한이 있는 경우엔, 요구되는 시간보다 더 일찍 제출하라.

8. 각각의 활동을 시간 상자에 넣어라.

이것은 각각의 일을 X시간으로 제한하는 것을 의미한다.

9. 시계를 눈에 잘 보이는 곳에 놓아라. 

일에 너무 몰두해서 시간 가는 줄 모를 때가 있다. 커다란 시계가있으면, 지금 몇 시인지 쉽게 알 수 있을 것이다.

10. 15분 전으로 알림을 설정하라.

대부분의 캘린더 앱은 알림 기능이 있다. 참석해야 할 중요한 회의가있다면, 15분 전에 알람이 울리도록 알림을 설정해 놓으라.

11. 하나에 집중하라.

여러 가지 일을 처리하느라 어느 것도 끝내지 못하고 있는가? 그렇다면, 한 번에 가장 중요한 한 가지의 일만 하라. 멀티 태스킹은 당신에게별로 좋지 않다.

사용하지 않는 응용 프로그램들을 모두 닫아라. 당신을 산만하게 만드는브라우저의 탭을 닫아라. 당신이 지금 하고 있는 일에만 집중하라. 그러면더 능률적이 될 것이다.

12. 방해가 될 만한 것들을 차단하라.

일할 때 무엇이 방해를 하는가? 메신저의 메시지? 전화벨 소리? 불쑥 뜨는 문자 메시지?

나는 요새 채팅을 거의 하지 않는다. 일을 하지 않을 때만 로그온한다. 그렇지 않으면, 그게 방해가 되니까.

중요한 일을 하고 있을 때는 휴대폰을 꺼 놓는다. 이 때 온 전화들은기록되며, 중요한 통화일 경우 나중에 전화를 건다. 이것이나에게는 집중하는데 더 도움이 되었다.

13. 시간을 어떻게 보냈는지 알아보라.

시간을 추적해보면, 당신이 시간을 어떻게 쓰는지 알 수 있다. 카운트다운 타이머(역주: 지정된시시간으로부터 숫자가 점점 줄어드는 타이머)를 사용하면, 당신이얼마 만에 일을 끝내는지, 가령 30분인지 1시간인지 알 수 있다. 시간의 압박이 있으면, 당신은 일에 더 잘 집중할 수 있을 것이다.

시간 추적 앱에는 Rescue Time, Remember The Milk,Focus Booster 등이 있으며, 당신에게 적절한 것을 고르면 될 것이다.

14. 중요하지 않은 디테일에 얽매이지 마라.

모든 것을 정확히 당신이 원하는 대로 할 수는 없다. 그렇게 하려고하는 것은 효과적이지 못하다. 

완벽해지려고 하는 것은 당신에게 득보다 실이 더 될 것이다.

15. 우선 순위를 부여하라.

모든 것을 다 할 수는 없기 때문에, 중요한 일을 우선적으로 처리하고, 나머지를 흘려 보내는 법을 배워야 한다.

우선 순위와 관련된 중요한 원리는 80/20 법칙(역주: 결과의 80%가노력의 20%에서 나온다는 법칙)이다. 다른 일에 우선 순위를 매길 때도, 이를 적용할 수 있을 것이다.

16. 다른사람에게 맡겨라.

다른 사람이 할 경우 더 잘 처리될 수 있는 일이나, 그다지 중요한일이 아닌 경우, 위임하는 것을 고려해보라. 당신에게서 짐을덜어주고, 좀 더 중요한 일에 집중할 수 있게 할 것이다.

일 중 일부를 다른 사람에게 맡기면, 당신은 자유시간을 더 확보할수 있고, 더 많은 것을 성취할 수 있을 것이다.

17. 비슷한 업무를 한데 묶어 일괄 처리하라. 

관련된 작업을 한데 묶어라.

예를 들어, 내 일은 크게 다음과 같이 묶일 수 있다. 

글쓰기 (기사나 다음 책)

코칭

워크숍 개발

비즈니스 개발

행정적인 업무

나는 관련된 모든 일들을 묶었는데, 그러자 시너지 효과가 났다. 전화할 일이 생기면, 통화한 김에 다른 통화들도 한꺼번에 한다. 그것은 정말로 과정을 간소화시켰다.

18. 시간을 낭비하게 하는 것들을 없애라.

무엇이 업무로부터 당신의 시간을 뺏어가는가? 페이스북? 트위터? 이메일 확인? 너무자주 체크하는 것을 멈춰라.

이 한 가지만 해도 체크하는 것이 어려워 질 것이다 – 브라우저의퀵 링크/북마크에서 그것들을 제거하고, 그것들을 접근하기어려운 북마크 폴더로 옮기는 것이다. 그리고 브라우저의 북마크에는 중요한 일 관련 사이트들을 채워 넣어라.

그리한다 해도 페이스북이나 트위터를 체크하겠지만, 빈도는 예전보다줄 게 될 것이다.

19. 끊어야 할 때, 끊어라.

일을 초과해서 하게 되는 가장 큰 이유는 끊어야 할 때 끊지 못해서이다.

회의를 중간에 끊거나, 끝내기 위해 선을 긋는 것을 두려워하지 마라. 그리하지 않으면 끝나지 않을 것이고, 다음 일에 할당된 시간을 축내게될 것이다.

20. 일과일 사이에 시간을 두어라.

일들을 너무 타이트하게 짜지 마라. 각각의 일 사이에 5분에서 10분 정도의 시간을 두어라. 이것이 이전 작업을 마무리하고, 다음 작업을 시작하는데 도움이 될것이다.

출처

https://www.lifehack.org/articles/featured/20-quick-tips-for-better-time-management.html